Bu günlerde en çok zamanı doğru yönetememek ve önemli işlerimiz için zaman bulamamaktan şikâyet ediyoruz: “Bu iş için zamanım yok”, “Sınavlar yaklaşıyor, zamanımı nasıl kullanacağımı bilmiyorum” ya da “Bunca işi bu kadar kısa zamanda nasıl yapacağım?” gibi şikayetler uzayıp gidiyor…

Bu günlerde en çok zamanı doğru yönetememek ve önemli işlerimiz için zaman bulamamaktan şikayet ediyoruz: 'Bu iş için zamanım yok', 'Sınavlar yaklaşıyor, zamanımı nasıl kullanacağımı bilmiyorum' ya da 'Bunca işi bu kadar kısa zamanda nasıl yapacağım?' gibi şikayetler uzayıp gidiyor…

Siz de bu soruların cevaplarını arıyor ve zamanı nasıl daha verimli kullanabileceğinizi hem de öncelikleriniz için zaman bulabilmeyi öğrenmek istiyorsanız bu konudaki köşe yazılarımı ve sosyal medya paylaşımlarımı okumaya devam edebilirsiniz.

Zamanı daha etkin ve verimli kullanmak, işleri yoluna koyabilmek ve daha az stres yaşayabilmek için oldukça önemlidir. Günlük hayatınızda kolaylıkla uygulayabileceğiniz yöntemleri sizler için bir araya getirdim.

Zaman hep daha fazlasına sahip olmak istediğimiz; en değerli kaynağımızdır. Zaman hiç durmadan akıp gider, geri döndürülemez ve değiştirilemezdir.

Zaman yönetimi, görev ve sorumluluklarımızı yerine getirmek üzere planladığımız günlük faaliyetleri gerçekleştirebilmek demektir. Böylelikle hedeflerimize ve amaçlarımıza daha kolay bir şekilde ulaşabiliriz.

Doğru ve verimli bir şekilde zamanı yönetmek sürekli olarak çalışmak anlamına gelmez. Aslında profesyonel zaman yönetimi en geniş anlamıyla günlük hayatın içindeki tüm faaliyetleri kapsar. Önemli olan ne kadar çok iş yapıldığı değil, doğru zamanda doğru işlerin nasıl yapıldığıdır.

Tüm bunların yanında zaman yönetimi, kendimizi de yönetmek anlamına gelir. Belirli bir süre içerisinde yapılacak işlerin planlanması daha verimli çalışmamıza, motivasyonumuzun artmasına ve kendimizi geliştirmemize yol açar.

Zaman yönetiminde en çok fayda görebileceğiniz popüler yöntemler nelerdir ?

Köşe yazımın bu bölümünde, Pomodoro Tekniği, Kanban Tekniği, Eisenhower Matrisi, Not Tutma gibi yöntemleri aşağıda sıraladım;

1. Pomodoro Tekniği Nedir? Zaman Yönetiminde Nasıl Kullanılır?

Bu teknik, bir iş üzerinde çalışırken uzun zamanlar harcayıp enerji ve istek kaybı yaşanmasını engellemek için kullanılmaktadır. Belirli bir süre çalıştıktan sonra kısa molalar vererek çalışmaya devam etmek yaptığınız işe daha iyi odaklanmanıza neden olmaktadır.

2. Kanban Tekniği Nedir? Zaman Yönetiminde Nasıl Kullanılır?

Birçok iş alanında kullanılan bu teknikte amaç yapılacak işleri/görevleri deftere veya bilgisayara yazarak görsel hale getirmektir.

Yapılacak işler 'Yapacaklarım', 'Yapmakta Olduklarım' ve ' Yaptıklarım' şeklinde üç ana başlık altında toplanarak bir tablo oluşturulur.

Yapacaklarım kısmına yapmak istediğimiz, hedeflediğimiz işler yazılır.

Yapmakta Olduklarım başlığı altına, 'Yapacaklarım' listesinden en fazla üç iş seçilerek yazılır ve bir tanesine başlanılır.

Yaptıklarım bölümüne ise 'Yapmakta Olduklarım' listesinden tamamlanmış olan işler yazılır.

Bu yöntemle planladığınız işleri hem somut olarak ortaya koymuş, hem de işleri küçük parçalara bölerek daha kolay yapılabilir hale getirmiş olursunuz.

3. Eisenhower Matrisi Nedir? Zaman Yönetiminde Nasıl Kullanılır?

Etkili bir yöntem olan bu zaman yönetimi tekniğinde yapılması gereken işler, önem ve aciliyetlerine; yani önceliklerine göre bölümlere ayrılıyor.

Acil ve Önemli: Gerektiği kadar vakit ayırıp öncelikli olarak yapılması gereken, ertelenemeyen işler bu grupta toplanır. Acil yapılacak bir toplantı, hemen başlanması gereken bir proje gibi.

Acil Değil ve Önemli: Daha geniş zaman içinde olsa da belirli bir sürede yapılması gereken önemli işleri kapsamaktadır. İleri tarihte olan bir sınava bugünden başlayarak belirli zamanlar ayırıp çalışmak gibi.

Acil Ama Önemsiz: Telefon, e-posta gibi planlanmamış şekilde ortaya çıkan ve gereğinden fazla zaman harcanmadan yapılması gereken işlerdir.

Acil Değil ve Önemsiz: Yapılması durumunda bir şey kazandırmayacak, üzerinde fazlaca zaman harcanmaması gereken işler bu kısımda yer almaktadır. Uzun süreler bilgisayarda oyun oynamak veya sosyal medyada çok zaman harcamak gibi.

Günlük olarak yapılacak işlerin bir listesini oluşturup bu yöntemde olduğu gibi önemli ve acil olmalarına göre değerlendirerek yazmak, hangi işe ne kadar zaman ayırabileceğinizi görmeniz için etkili olacaktır.

4. Not Tutma Nedir? Zaman Yönetiminde Nasıl Kullanılır?

Her zaman yanınızda bir not defteri taşımak veya teknolojik aletlerin bu özelliklerini aktif olarak kullanmak programlı bir şekilde hareket etmenin en kolay yoludur. Aynı zamanda aklımıza gelen herhangi bir düşünceyi veya konuyu o an yazmak da unutmalarımızın önüne geçer.

Bu yöntemlerle birlikte zamanı daha etkili kullanabilmek için yapılması gerekenler;

· Amaçlarınızı belirleyin ve mutlaka plan yapın.

· Sadece günlük plan değil haftalık olarak da planlama yapın.

· Yapılacak işleri ve öncelikleri belirleyin.

Araştırmalara göre günün en verimli zamanı 09:00-11:00 saatleri arasıdır. Siz de kendinizi en iyi hissettiğiniz zaman dilimini belirleyerek bu zaman içinde işlerinizi yapmaya özen gösterin.

Yapılması zor işleri bölerek küçük parçalar halinde yapın. Böylece daha kolay hale gelecektir.

İşi yapmaya en zor kısımdan başlayabilirsiniz. Zor olanı yapmak çalışmaya devam etmeniz için gerekli olan motivasyonu verecektir.

Bir işle uğraşırken sadece ona odaklanın. Aynı anda birçok şeye odaklanmaya çalışmak dikkatinizin dağılmasına sebep olabilir.

Çalışma ortamınızı düzenli tutun. Düzenli bir ortamda çalışmak dikkatinizi yaptığınız işe yoğunlaştırmanızı sağlayacaktır.

Her zaman için olumsuz durumların olabileceğini göz önünde bulundurun.

Ertelemelerin önüne geçin. Bir işi yapacak motivasyonu kendinizde bulamadığınızda o iş için en isteksiz olduğunuz anda yapmaya başlayın.

Hayır demeyi öğrenin. Böylelikle gereksiz engellenmelerin önüne geçmiş olursunuz.

Tamamladığınız her işin ardından kendinizi ödüllendirmeyi ihmal etmeyin.

Zaman yönetimi her yaştan insan için çok önemlidir. Zamanı iyi yönetememek hem maddi hem de manevi kayıplara yol açar. Yapılacak işler biriktikçe yoğun kaygıların ve stresin yaşanmasına sebep olur.

Zamanınızı daha aktif ve verimli bir şekilde kullanabilmenizi sağlayacak bu önerilerimizden yararlanarak çalışma ve eğitim hayatınızda yaşadığınız bir takım zorlukların önüne geçebilirsiniz.

Günümüzde erteleme davranışları ve dikkati toplamada yaşanılan güçlükler zaman yönetimi becerisini kazanmanın önünde birer engel teşkil etmektedir. Sosyal medya, telefonlar ve diğer dijital cihazlar dikkatimizi oldukça dağıtmakta ve zamanımızı çalmaktadır.